Diese Besonderheiten bei Gewerbemietverträgen für Büros sollten Sie kennen
Das eigene Büro ist die Basis für Ihr Geschäft – und da Mieter und Vermieter im Gegensatz zum privaten Mietvertrag vom Gesetzgeber als gleichberechtigte Parteien angesehen werden, gibt es einiges zu beachten. Viele Schutzmechanismen, die Privatpersonen bei einem Mietvertrag automatisch genießen, gibt es bei einem Gewerbemietvertrag nicht – dafür aber mehr Verhandlungsspielraum.
Die Wahl der geeigneten Büroimmobilie macht den Anfang
Vom Großraumbüro bis zum kuscheligen Start-up-Büro für wenige Mitarbeiter: Die Anforderungen an ein Büro hängen von einer Vielzahl von Kriterien ab. Diese wiederum bestimmen auch die Wahl der Büroimmobilie:
- Wie häufig werden Kunden oder Geschäftspartner empfangen?
- Wie wichtig ist die Außenwirkung?
- Wird zwangsläufig ein zentrumsnahes Büro, das dann mitunter auch als öffentliches Aushängeschild dient, gesucht?
- Wird eine Randlage wegen der Erreichbarkeit gewünscht?
- Wird überhaupt ein großer Meetingraum benötigt?
- Wie viele Mitarbeiter müssen in dem Büro Platz finden und wie teilen sich diese, bezüglich ihrer Abteilungen, auf?
- Parkplatzsituation, ÖPNV-Anbindung, Flexibilität der Räume, etc, etc… die Liste kann sehr lang ausfallen.
Obwohl Gewerbemietverträge auch mündlich abgeschlossen werden können („Handschlagsgeschäft unter Kaufleuten“), ist davon abzuraten. Auch auf Gewerbemietvertragsmustern sollten Sie nicht zurückgreifen, da diese oft nicht der Individualität des Unternehmens und seinen Anforderungen gerecht werden. Klären Sie unbedingt vorab, ob Sie notwendige bauliche Maßnahmen durchführen dürfen und ob diese bei einem späteren Auszug wieder rückgebaut werden müssen.
Ein genauer Blick auf die Kosten
Im Mietvertrag sollte geregelt sein, in welcher Form zukünftige Mietanpassungen erfolgen sollen – z. B. Indexmiete, Festmiete oder Staffelmiete. Eine Festmiete ist in den wenigsten Fällen möglich, da der aktuell vereinbarte Mietpreis in der Regel auch dem aktuellen Preisgefüge entspricht. Eine Anpassung – vor allem bei langfristiger Bindung – ist daher üblich.
Außerdem sollten Sie vorab die zu erwartenden Gesamtkosten kalkulieren, denn anders als bei privaten Mietverträgen kann der Vermieter bei gewerblichen Mietverträgen mehr Kosten umlegen – neben den bekannten Kosten zum Beispiel auch solche für Verwaltung oder Instandhaltung. Auch Mehrkosten für das „drum herum“ wie anteilige Verkehrsflächen, Klimatisierung, Pflege der Außenanlagen, Aufzug oder Aufzugsgruppen werden auf den Mieter umgelegt und können die Gesamtkosten nach oben schrauben. Schauen Sie sich daher auch die anfallenden Nebenkosten an und rechnen Sie prinzipiell mit der Gesamtmiete (also Mietpreis + anfallende Nebenkosten), denn das sind die Kosten, die jeden Monat zu stemmen sind.
Abweichend von privaten Mietverträgen gibt es die Höchstgrenze von drei Nettokaltmieten für die Kaution bei Gewerbemietverträgen nicht. Die Höhe der Kaution hängt also vom Verhandlungsgeschick und in den meisten Fällen auch von der Bonität des Mieters ab.
Verhandlungsspielraum bezüglich der Laufzeit
Ungeplante Büroumzüge aufgrund ausgesprochener Kündigungen sind zu vermeiden, da sie den Betriebsalltag stören und neben dem ohnehin entstehenden Stress auch Kosten und Umsatzeinbußen verursachen können. Gewerbliche Mieter genießen keinen vergleichbaren Kündigungsschutz wie private Mieter. Im Idealfall gelingt es Ihnen, eine lange Vertragslaufzeit auszuhandeln, welche auch ein Optionsrecht auf Verlängerung enthalten kann. Diese würde es dem Mieter ermöglichen, den Vertrag über die fest vereinbarte Vertragslaufzeit hinaus zu den bisherigen Konditionen zu verlängern. Gibt es eine solche Optionsklausel, müssen Sie als Mieter diese vor Ablauf der Festmietzeit aktiv und schriftlich ziehen.
Individuelle Klauseln aushandeln
Im Ernstfall, z. B. wenn das Geschäft nicht mehr läuft, können bereits ausgehandelte Klauseln plötzlich sehr wertvoll sein. Wenn sich die Zahl der Mitarbeiter deutlich verringert, ist es beispielsweise hilfreich, wenn Sie das Recht haben, einen Nachmieter zu stellen. Auch ein in den Vertrag aufgenommener Konkurrenzschutz ist wertvoll. Dann darf der Vermieter keinen anderen gewerblichen Mieter in die Immobilie einziehen lassen, der in direkter Konkurrenz zu Ihrem Unternehmen steht.
Geben Sie sich ein Budget
Zurück zum Anfang – klären Sie im Vorfeld Ihrer Suche, welches Geld Sie zukünftig für Ihre neuen Büroräume ausgeben wollen. Hilfreich bzw. unterstützend kann dabei ein Gespräch mit Ihrem Steuerberater sein. Informieren Sie dann Ihren Makler über Ihr Budget in Verbindung mit Ihren Wünschen an die zukünftige Immobilie. Der wird Ihnen darauf basierend entsprechende Möglichkeiten vorstellen und Sie bei einem Vertragsabschluss über die Besonderheiten eines Gewerbemietvertrags informieren. Zu beachten ist dabei, dass der Makler Sie sicherlich gerne in den Verhandlungen mit Ihrem zukünftigen Vermieter unterstützt, aber in der Regel kein Rechtsberater ist. Es empfiehlt sich daher den verhandelten Vertrag auch von einem Juristen prüfen zu lassen.
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