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Standortwechsel des Gewerbes: Das gilt es in allen Phasen zu beachten

Umzüge gehen immer mit einem großen Zeitaufwand und entsprechender Planung einher: sowohl im Privatleben als auch beim Umzug des Unternehmens oder Geschäfts. Speziell im gewerblichen Sektor spielt Zeit eine Schlüsselrolle, denn Betriebsunterbrechungen können in Form von Umsatzeinbußen viel Geld kosten. Mit diesem Blogbeitrag möchten wir Gewerbetreibenden, basierend auf unseren eigenen Erfahrungen, wertvolle Tipps mitgeben.

Die Vorbereitungsphase

Vergewissern Sie sich den Kündigungsfristen im Mietvertrag und kündigen Sie entsprechend rechtzeitig in schriftlicher Form mit Bitte um Bestätigung. Idealerweise haben Sie zu diesem Zeitpunkt bereits eine neue Immobilie in Aussicht oder den Mietvertrag mit Mietbeginn in der nahen Zukunft unterschrieben. Dann nämlich können Sie zugleich den Umzugstag planen. Bei einer Vielzahl von Unternehmen ist ein Tag ausreichend, bei mittleren und größeren Unternehmen kann sich das aber durchaus auf eine Woche strecken.

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Tipp: Sofern es sich mit dem beauftragten Umzugsunternehmen vereinbaren lässt, sind die Betriebsferien ein idealer Zeitpunkt. Generell empfehlen sich Zeiträume, in denen entweder Teile der Belegschaft im Urlaub sind oder sowieso nicht gearbeitet wird. 

Sofern ein Betriebsrat existiert, ist dieser ebenfalls zu informieren, außerdem natürlich alle Mitarbeiter. Am besten planen Sie Kundentermine oder wichtige Projekt-Deadlines so, dass sie nicht direkt in die Umzugszeit fallen.

Kurz vor dem Umzug

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Mit dem Verlassen der alten Geschäftsräume müssen Sie nun die Renovierung dieser einplanen. Gegebenenfalls auch die der neuen Räumlichkeiten, je nachdem in welchem Zustand diese überlassen werden. Sofern Sie das in die Hände Dritter geben, was steuerlich natürlich absetzbar ist, holen Sie sich Kostenvoranschläge ein oder fragen Sie als unser Kunde beispielsweise uns – wir stellen gern den Kontakt innerhalb unseres regionalen Netzwerks her.

Vereinbaren Sie außerdem einen Termin mit einem geeigneten Spediteur. Lediglich kleine Unternehmen könnten den Umzug gegebenenfalls in Eigenregie bewältigen. Und auch das hängt stark von der Mitarbeiterstruktur und Ausrüstung ab – ein junges, kleines IT-Start-Up wird eher selbst anpacken als ein Unternehmen mit dreistelliger Mitarbeiterzahl und großen Maschinen.

Adressänderung und Behördengänge

Sie stehen natürlich in der Pflicht, die neue Geschäftsadresse den jeweiligen Behörden und Partnern zu kommunizieren. Das könnten beispielsweise sein:

  • Rechtsanwalt und Steuerberater
  • Telefon- und Internetanbieter sowie Stromversorger
  • Geschäftspartner, Lieferanten und Reinigungs- sowie Servicedienstleister
  • Gewerbeamt, Finanzamt und Agentur für Arbeit
  • gegebenenfalls der IHK
  • Versicherungen

Speziell hinsichtlich des Versicherers ist zu prüfen, ob die Verträge in der neuen Immobilie noch Bestand haben – gegebenenfalls sind diese anzupassen. Bei der Post sollten Sie sicherheitshalber einen Nachsendeauftrag zur neuen Adresse hinterlegen.

Inventar nehmen und Einrichtung planen

Sie können die Raumaufteilung und Ausstattung in Eigenregie planen oder das einem Dienstleister überlassen. In jedem Fall sollten Sie zuvor Inventur nehmen, allen voran, wenn Sie vor Ort auch ein Lager haben.